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中国科学院文献情报中心会议费管理细则
2020-11-23

  第一章  总则 

  第一条  为进一步加强和规范中国科学院文献情报中心(以下简称“中心”)会议费管理,精简会议,提高会议效率,节约经费开支,根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>的通知》(中办发〔201650号)、《中国科学院会议费管理办法(试行)》(科发条财字〔2016103 号),并结合中心实际,制定本细则 

  第二条  中心会议按照会议性质主要分为两类,即业务类会议和行政类会议。本办法所指会议,是由中心、各地区中心以及各协调组主办或承办且在国内召开的,以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的各种业务类会议,如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。中心应严格控制召开行政类会议数量和规模,相关标准参照中央和国家机关会议费管理要求。 

  第三条  中心召开业务类会议,应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,按照科研教学活动的需求,确定会议数量、天数和人数。 

  第四条  中心对行政类会议管理,参照《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)执行。对应中央和国家机关会议管理办法,中心组织召开的行政类会议,一般属于三类或四类会议。 

  第五条  中心实行会议分类管理、分级审批。中心业务处是中心会议归口管理部门。中心业务处负责制订中心会议管理办法,负责会议管理、会议公示及执行报告等;中心财务处负责会议费管理。中心监审部门负责会议费管理的日常监督检查。 

  第二章  会议的申报和审批 

  第六条  会议按以下程序和要求进行申报和审批: 

  由会议承办部门报主管领导批准后,于每年10月底前将下一年度会议计划报中心或地区中心业务处进行初审、汇总,提请中心或地区中心领导班子会议审批后执行(报送内容及格式见附件1)。 

  会议申报应包括会议数量、会议名称、召开理由、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等内容。 

  第七条  各部门须严格执行会议计划,原则上不得召开计划外会议。因特殊情况需要临时召开会议的,应由会议承办部门在会议召开前履行审批程序,审批之后纳入中心年度会议计划。为确保会议管理工作的严肃性,临时召开会议须在会议召开前半个月,填报会议审批单(会议审批内容及格式见附件2)。 

  第三章  会议费开支范围和标准 

  第八条   会议费支出范围包括:会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括:会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。 

  第九条   会议费实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下: 

  单位:元/人天 

住宿费 

伙食费 

其他费用 

合 计 

340 

130 

80 

550 

  综合定额标准是会议费开支的上限,应在综合定额标准以内结算报销。如有外籍知名专家或院士参会,综合定额标准可适度增加20% 

  第四章  会议费管理 

  第十条  会议费执行预算管理,并应当严格控制预算规模与执行。 

  第十一条  中心财资处负责严格审核会议费开支,对未列入年度会议计划或未经批准召开的,以及超范围、超标准开支的经费不予报销。 

  第十二条  召开会议应优先安排在中心内部会议场所进行,并改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。 

  第十三条  会议代表参加会议所发生的城市间交通费,原则上由参会人员所在单位报销;确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议,对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可由主办单位在会议费中报销,也可按差旅费规定报销。 

  第十四条  召开的无外地代表参加的会议,原则上不安排住宿,因特殊需要安排住宿的,需提前审批。 

  第十五条  会议收取注册费、会务费、资助费等,应遵循“收支两条线”的原则,由中心财务统一管理。较大规模会议可委托具有相应资质的会议公司开展会议服务,应签订合同并按合同据实结算,会议收支结算表作为会议支出报销凭据。  

  第十六条  会议费支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,原则上以银行转账或公务卡等非现金方式结算。 

  第十七条   会议费应在会议结束后30个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、加盖部门公章的定点饭店政采单等原始单据。 

  第十八条  会议的经费开支必须由两名或两名以上的工作人员共同经办,各部门负责人负责对会议开支审核验证进行管理和监督。会议承办部门的审批责任人必须对会议经费支出和报销单据真实性、合规性进行审核并签字,财务部门据此办理报销手续。 

  第五章  会议费公示和年度报告制度 

  第十九条  业务处会同财资处,负责将中心上一年度非涉密会议的执行情况,包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等情况在中心内部公示。 

  第二十条  业务处负责将中心上年度会议计划和执行情况汇总后报中国科学院主管部门。 

  第六章  监督问责 

  第二十一条  内部监察审计部门负责对会议费管理和使用情况进行监督检查。 

  第二十二条  严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立小金库;严禁在会议费中列支公务接待费。严格执行会议用房标准,会议用餐不安排宴请,不上烟酒。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;严禁发放与会议业务内容无关的物品。 

  第二十三条  违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任: 

  (一)计划外召开会议的; 

  (二)虚报、冒领手段骗取会议费的; 

  (三)虚报会议人数、天数等进行报销的; 

  (四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的; 

  (五)违规报销与会议无关费用的; 

  (六)其他违反本办法行为的。 

  有前款所列行为之一的,由中心业务处责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,应按相关规定给予行政处分;科研教学人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的,取消一定期间院级科研项目的申请资格。涉嫌违法的,移送司法机关处理。 

  第七章  附则 

  第二十四条  中心挂靠单位的会议费管理参照本细则执行。挂靠单位举办会议应按业务管理权限报批,并将会议计划在中心业务处备案。 

  第二十五条  中心召开国际会议的管理,参照《中国科学院在华举办国际会议经费管理办法(暂行)》(科发际字〔201747号)执行。 

  第二十六条  本细则由业务处和财务处负责解释,自公布之日起执行。 

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    








 
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